企业的规模越大，同一个网络内的打印机数量就越多，需要IT人员设置并管理这些打印机的时间也就越多，并将导致费用的增加。
Windows Server 2008包含打印管理功能，能够通过MMC来实现管理员对企业内（包括远程办公地点在内）所有打印机从单独的接口进行管理，监控和问题解决。
打印管理提供了即时的来自同一个控制台的有关所有打印机的状态以及打印服务器的详细信息。打印管理能够帮助识别具有错误状态的打印机，并能够发出电子邮件通知，或在打印机或打印服务器需要修理时运行脚本。在提供Web界面的打印机的模式下，打印管理能够读取这种额外的数据，即时在远程地点，也能使墨盒以及纸张数量等信息轻松得到管理。
本地打印服务器的管理员能够进行打印机的添加及删除。打印管理能够自动检测所有同一个打印服务器子网络中的打印设备，安装相应的打印机驱动，设置队列，并共享打印设备。只有在无法找到打印机驱动时才需要手动干预。
打印管理服务实现了从任何运行Windows Server？ 2003 R2服务器，Windows Vista？，或Windows？ XP客户端（x86及x64）的计算机上集中管理企业内打印设备的功能。
管理打印设备
打印管理服务可用于管理所有属于企业范围内的，包括分支机构在内的打印设备。无论某台打印设备的安装地点是否在本地，控制打印设备共享方式，更新驱动器方式以及打印队列均具备同一个接口，因此无需导航到个人文件夹中进行每个打印服务器上的每个打印设备的设置。通过将打印管理服务与“配置你的服务器”向导及终端服务结合，管理员能够自动搜索并安装位于分支机构的本地打印服务器上的网络打印设备。在分支机构的人员没有经过这方面培训的情况下，这种服务方式十分的必要。
在活动目录中列出及删除打印设备
在活动目录中列出打印设备可使管理员更加易于找出并设置打印设备。在打印设备安装在打印服务器上之后，管理员可以使用“打印管理服务”将它们在活动目录中列出。管理员实际可以同时列出多个打印设备。管理员可能会需要过滤功能来显示所有需要列出或删除的打印设备，使他们可以同时轻松地选择所有的打印设备。
通过采用群组策略来配置打印设备
打印管理服务可以与群组策略结合来自动将打印设备的连接添加到客户端计算机的打印设备和传真文件夹。打印设备连接设置可以自动添加到活动目录中的现有群组策略对象（GPO）中。在群组策略处理运行在客户端的计算机上时，打印设备连接设置便被应用到用户或与GPO相联的计算机上。通过这种方式配置的打印设备会在监测到与之相联的打印服务器时出现在打印管理服务目录的已配置打印设备对象中。
这种安装打印设备的方式对实验室，教室或分支机构来说是非常有用，因为这些地点的各个房间或办公室的计算机都需要连接到同一台打印设备上。在大规模的企业内，这种安装方式也同样十分有用，因为那里的计算机设备和打印设备通常按功能，工作组或部门进行划分。通过按用户的连接方式设置打印设备可以使用户在任意一台登录的计算机上使用打印设备。通过按电脑的连接方式设置打印设备会使打印设备出现在“打印设备和传真”文件夹当中，使任何使用该台计算机的用户能够使用打印设备。
解决打印设备的问题
打印管理服务具备几个可以帮助发现并解决打印设备问题的特征，包括远程地点的打印设备在内。设置预先定义的过滤方式能够使管理员轻松找到所有没在备用状态的打印设备，或者在打印备份队列中有打印任务的打印设备。许多设备，无论生产商是谁，都提供了丰富的可为打印管理所用的状态信息。通过密切监控企业内的打印设备，管理员或许甚至能够在问题发生之前将其解决，例如发现纸张数量或墨粉较少等问题。通过使用自动化流程的系统来在打印服务器关闭时向IT技术人员发出通知，问题便可以得到更加快速的解决，以减少打印设备和打印服务器的问题所带来的影响。
总结
打印管理服务为管理员节省了大量在客户端计算机上设置及管理和监控打印设备的时间。打印管理服务无需在各个计算机上进行连接设置与配置，而可以与群组策略结合来自动将连接添加到客户端计算机的“打印设备与传真”文件夹中。这是一种有效的为大多数需要读取同一台打印设备的用户（如在同一个部门的用户，或在分支机构的全体用户）节省时间的方式